MANAJEMEN INFORMASI

Jenis-jenis Utama Sumber Daya

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu

negara.

Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual. Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :

 Manusia

 Material

 Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

 Uang

Selain manusia dan informasi, sumber daya yang dapat menjadi modal penting dalam

suatu organisasi adalah organisasi itu sendiri. Organisasi sebagai suatu entitas, dengan

kemampuan adaptasi dan komunikasi yang tinggi dalam mengintegrasikan visi, misi, nilai-nilai,

dan strategi membentuk satu kekuatan dalam satu kultur kinerja (performance culture) sehingga

energi seluruh komponen dapat fokus pada pencapaian tujuan strategis yang telah digariskan

merupakan modal penting dalam proses manajemen sumber daya. Fleksibilitas tiap-tiap

komponen organisasi untuk mengarahkan fokus strateginya ke sasaran utama organisasi perlu

terus dikembangkan sebagai modal/kemampuan internal organisasi yang sangat penting

(organization capital).

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah.

Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua

sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari

manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara

efektif. Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan

sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa:

 Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera

dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi

 Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin

 Sumberdaya harus selalu diperbaharui

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian

diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang

layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang

tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi

yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh

aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan

membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.

Kemampuan komputer yang semakin baik

 Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :

Trend Manajemen Data

 File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu

 untuk beberapa aplikasi

 untuk corporate data files (diperlukan database sistems)

 Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.

 Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data

 Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan secara

tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau

pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan

dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

 Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari Data

Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .

 Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga

menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan

pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi

pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya

bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar

(knowledge sistems atau expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual

capital.

 Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal

lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal tersebut terus

mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat Inter organization).

Sehingga konsep pengembangan sistem informasi akan berbasis komunikasi selain

berbasis komputer (Communication-based information sistem).

 Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentuk Mainframe

kearah infrastruktur berbasis Network.

PENGETAHUAN MANAJEMEN

Mengerti Komputer (computer literacy)

 pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini.

 mencakup mengenai istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer,

kemampuan menggunakan komputer.

Mengerti Informasi (information literacy)

 meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur

pemecahan masalah, dimana informasi di dapat dan bagaimana membagikan informasi

dengan orang lain.

SISTEM

Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu

tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang

bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.

Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak

semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa

digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses transformasi, dan sumberdaya

output (keluaran).

Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

 Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus

sumberdaya.

 Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

 Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;

 Supersistem atau suprasistem;

Terkadang sulit untuk membedakan membedakan apakah suatu bagian termasuk

subsistem atau supersistem. Untuk membedakannya dapat digunakan pedoman berikut :

a. harus dapat ditentukan apakah sesuatu itu penting bagi pencapaian tujuan sistem

atau apakah sesuatu itu memberikan andil bagi pencapaian tujuan sistem ?

b. Apakah sesuatu itu dapat dikendalikan dalam analisis yang dilakukan terhadap

suatu sistem ?

Jika jawaban dari kedua langkah tersebut positif atau ya, maka sesuatu tersebut dapat

dikatakan sebagai subsistem.

Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :

 Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik

 Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).

Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses sebagai

sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :

 Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan

yang rinci;

 Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;

 Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;

 Melihat keterkaitan antar unit;

 Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;

Data Vs Informasi

Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang

keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan angka dari

Sistem Informasi

berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dll yang bisa

bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. (data = the plural of

datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Sedangkan yang dimaksud dengan

informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah

informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu

elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen

komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya. Data dan Informasi dapat

diperlakukan sebagai asset.

Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :

 Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)

Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan

perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang

digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).

 Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)

Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan

pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan

komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi

komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi

manajemen.

 Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi

yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil

keputusannya oleh manajer.

 Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan

pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang

meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail

(surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor

virtual (virtual office).

 Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran

logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi

sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam

sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan

sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan

dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan

informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi.

Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor

virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi

berbasis komputer (komputer based information sistem). Gambar 1.10 menunjukkan model

CBIS.

Information specialist :

Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem

berbasis komputer. Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :

 Sistem analyst

 Database administrator

 Network specialist

 Programmer

 Operator

Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan sistem

berbasis komputer, secara diagram nampak pada Gambar 1.11. hal tersebut menggambarkan

rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan

komputer.